邮件格式概念讲解

所有的大三和大四即将正式进入大学。在国外大学学习时，一个重要的交流方式是英文电子邮件。而且大多数新生以前可能没有特别接触过大学英语电子邮件的写作。通过这条干货满满的推文，相信大家以后的邮件交流都能得心应手。

在绝大多数情况下，电子邮件是与教师和学校机构沟通的最有效方式，也是最正式、最推荐的方式。在某些情况下，例如请假、提交作业、注册学校活动，电子邮件是唯一有效且正确的沟通方式。

下面HotEssay小编为大家分享英文邮件写作格式说明及是非示范

邮件适用范围

当然，在日常交流中，我们不需要过多的电子邮件格式，但在正式的交流中，我们必须使用英文和标准化的电子邮件格式。以下是一些强烈推荐使用正式电子邮件格式的场景。

电子邮件格式概念说明

一般一封正式的电子邮件由 6 个部分组成。

1、清除标题

一个清晰的标题会首先告诉别人这封邮件的主要内容

2、别人的职称

称呼其他人，例如亲爱的习博士邮件格式概念讲解，以表示对他人的尊重。

3、说明目的

在称呼词之后，用一两个简单的句子解释电子邮件的目的。

4、进一步解释问题

介绍完目的后，需要详细描述你遇到的问题。这将是电子邮件的正文。

5、总结

解释您的问题后，以感谢信结束电子邮件。

6、结束和签名

最后，您需要通过签名告诉他人您的姓名和学生证。

电子邮件的正确示例（作为向教授提出家庭作业问题的示例）

1. 指定电子邮件主题、主题、收件人

示例：致：刘博士

主题：MTH002 HW2 问题

2. 以礼貌、谢谢或问候开始

示例：亲爱的刘博士：

我希望这封电子邮件能找到你。/希望你周末愉快。

3. 说明写邮件的原因/目的

示例：很抱歉打扰您商务英语常用句，我想问一些关于我的作业的问题。

4.详细介绍问题/现状

示例：目前，在我研究作业的过程中，我发现……。如果您有空，请您在星期五安排一些时间，以便我们讨论这些问题？

5.结束

示例：如果您能为我安排一些时间，我将不胜感激。非常感谢！

6. 结束致谢，姓名

示例：最良好的祝愿，/真诚的祝福，

李华

邮件错误示例

1. 使用长而难的句子，没有任何标点和停顿

有的人学习英语，学习到一定程度后，觉得句子写的越长越熟练。很多时候，为了展示自己的技巧，他们会使用各种复杂的从句和动名词来写出非常长的句子。

例如，下面一段是某公司应聘者的笔试作文。面试官看到这样的商务写作作文，拒绝了应聘者。

我们想通知您天气不好商务英语常用句，所以我们的发货会延迟，现在我们正在尝试与运输公司联系商务英语常用句，看看他们可以做些什么来确保按时交货，因此我们希望不会给您带来任何问题。

其实商务英语不同于文学英语小说，不推荐长句，因为长句越多意思，看邮件的人没有那么多闲暇分析复杂的句法结构。分析含义，因此业务应用程序仍然结构良好且简洁。在商务英语中，正确使用各种标点符号来分割意义也很重要。比如上面这段用英文写成如下，就算是掌握了商务“简洁明了”的精髓英语。

我们写信通知您，由于天气恶劣，我们的发货已延迟。我们现在正在与运输公司合作以加快交货速度。对于给您带来的任何不便，我们深表歉意。

2.使用短信语言

在互联网时代，每个人都喜欢使用互联网语言。但是，此类语言不应出现在商业电子邮件中。毕竟网络上的语言不是很正式，如果邮件里这样的字眼太多，就会让人觉得你很随意，不专业。例如，通常你喜欢打电话：Pls B there B4 6 pm。泰。请在下午 6 点前到，谢谢。但不要在正式电子邮件中使用它。

3.不要使用专业的敬语

使用“Hey”、“Yo”或“Hiya”可能非常不专业和尊重，您可以使用“Hi”“Hello”来代替，如果您想更正式一些可以使用“Dear（插入姓名） "

4.不要幽默

幽默不能很好地通过电子邮件翻译。很有可能你认为有趣的事情会被对方误解商务英语常用句，或者被视为讽刺，没有相应的语气和面部表情。如有疑问，请勿在商务沟通中使用幽默。

5.校对您的信息

如果您是根据您撰写电子邮件的方式来评判您的，请不要感到惊讶。例如，如果您的电子邮件充满了拼写错误和语法错误，您可能会被视为草率、粗心，甚至没有受过教育。请在点击“发送”之前检查您的拼写、语法和信息。

拼写如：

没想到今年会收到这么多订单。

这里的receive拼错了，虽然看起来差不多，但是正确的拼写应该是receive

如果你平时在电脑上写字，可以用word来检查拼写错误。

语法示例：

在英语中，时态是表达某事发生的时间的一个非常重要的因素，但是中文没有时态，所以很多人在英文写作中写错了时态。

经理（现在）今天不在，因为他（过去）感觉不舒服。

在这句话中，动词时态不统一。原本是同一个时间维度的事情，只是被撕裂成不同的时间维度，仿佛穿越时空。

正确的应该是：

经理（在场）今天不在，因为他（在场）感觉不适。

6.不要！过度使用感叹号

感叹号和其他兴奋符号，例如表情符号、缩写词

LOL 等缩写以及所有大写字母在商务沟通中的翻译效果不佳。

除非您非常了解收件人。用一串感叹号也是不专业的！ ！ ！ ！

7. 不要以为收件人知道你在说什么

将您的消息创建为独立的描述，包括主题和对以前消息的任何引用。

您的收件人每天可能会收到数百封电子邮件，并且可能不记得导致您收到电子邮件的一系列事件。

在中文中，我们注重包容而不是透露。但是在业务中英语，这个是绝对不能用的，例如：

因为我们计划为我们的客户服务部门招聘新员工。

这样的句子在语法上并不完整，所以应该改为：

由于我们计划为客户服务部门招聘新员工，我们将能够处理更多客户